【書評】『仕事が速くなる!PDCA手帳術』(谷口和信著、明日香出版社)

書評
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手帳術の本はもう要らないと思っていた

社会人になって早16年。入社してからはずっと紙の手帳を愛用している。それはデジタルツールを忌み嫌っているというわけではなく、単に紙の手帳の方が使いやすいと感じているからである。手帳を使い始めてからはおもに日経ビジネスアソシエ(現在は休刊)などの手帳特集を参考にして、自分なりの手帳の使い方を模索してきた。その甲斐もあってか、スケジュール管理や業務管理、やるべきことはすべて手帳でできていると自分では思っていた。

 

私の手帳の使い方

私が現在使用しているのはコクヨのジブン手帳Bizである。これはいわゆる普通の24時間バーチカルタイプの手帳であるが、24時間バーチカルのページにタスクリストが書けるようになっているのが個人的に気に入っている(欄が小さいのが玉に瑕なのだが)。バーチカル欄でスケジュールを管理し、欄外のタスクリストを業務管理を行うというのが基本の手帳の使い方である。タスクリストはバレットジャーナルを参考にして、やるべきことを書き出し、終わったものは消していき、残ったものは翌週に移動させるか、やらずに終わらせるか判断している。

 

手帳で特に困っていることはなかったが

そんなわけで自分としては満足できるレベルで手帳を使いこなしていると思っており、もう新たな手帳術は必要ないと思っていた。しかし書店でふと手にとってみた『仕事が速くなる!PDCA手帳術』(谷口和信著、明日香出版社)を読んで、自分の手帳術にはまだまだ改善できることがあると思い、じっくり読んでみることにした。

 

仕事が速くなる手帳の使い方

私が本書を読んで、新たに取り入れたいと思ったのは下記の2点である。

・空白の時間に自分の作業予定を書く

・その日の課題と結果も書く(振り返りを行う)

 

これまでバーチカル欄に会議などのスケジュールなどは書いてきたが、空いている時間にどんな作業をするかということは書いてこなかった。作業内容はタスクリストにだけ書いておけば十分だと考えていたからである。しかし、仕事の効率を上げるためには、空白の時間に何をやるかということも書かないといけない。そのために作業はどのくらいの時間がかかるか見積もり、そのうえで空白時間に作業する内容を書き込むのである。

 

振り返りの重要性

大事なのはその作業が終わったら、予定していた通りに実行できたか振り返りを行うことである。作業を行ったあとで、予定通りできた要因は何か、もっとうまくできる方法はないか、なぜできなかったか、どうすればできるかといったことも手帳に書くのである。

 

こうした振り返りを行うことは仕事の効率を上げるためには非常に重要である。振り返りを行うことで、作業に無駄があることに気づくことができ、それがより良い仕事のやり方を模索することにつながる。また、自分では十分にできていると思っている仕事についても、もっとうまくできる方法はないかと考えることで、より効率的に作業を行うことができるようになるのである。

 

本書は手帳初心者から上級者にもおすすめ

本書は基本となる手帳の使い方から、仕事の効率上げるためのテクニックまで幅広く書かれている。そのため、手帳の使い方がよくわからない初心者から手帳を使いこなしている上級者にも参考となる1冊となっている。また、仕事の優先順位の付け方といったことにも触れられているので、仕事がうまくできないと悩んでいる人もおすすめできる。効率よく仕事をしたいと思っている方はぜひ読んでみて欲しいと思う。

 

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